Эта тема настолько всеобъемлюща, что просто не поддается подробному описанию. У каждого экспонента существуют свои приемы работы на выставке, и редко кто их анализирует по окончании мероприятия, а тем более перед его началом. Тем не менее, неорганизованность и неслаженность персонала может загубить даже лучшую экспозицию.

Как должен проходить день на выставке? Прежде всего, следует глубоко задуматься, какие цели преследует Ваша компания на этом мероприятии. Это может быть демонстрация продукции, когда посетители видят ваши экспонаты в работе. Вы можете потратить это же время на изучение спроса, демонстрируя новый продукт и обсуждая с профессионалами отрасли его коммерческий потенциал, получая тем самым возможность проанализировать будущие рынки сбыта. Выставка всегда предполагает возможности для встреч и переговоров с экспертами, инвесторами и другими важными для вашего бизнеса людьми.

Вы сами можете сформулировать минимум пять полезных именно для Вашей организации целей. А за короткий период работы - получить такое количество информации, на сбор которой ушел бы не один месяц.

Поэтому работа на выставке должна заключаться не в пассивной раздаче буклетов и стоянию за стойкой, а в постоянном изучении рынка, оценке его потенциальных возможностей и потребностей.

Ваши сотрудники могут либо помочь вам достичь успехов, либо "помочь" провалить выставку. Только осознание ими целей, методов и принципов работы может превратить ваш стенд из обычной "лавки с товарами" в полигон для "запуска" вашей продукции навстречу новым заказчикам и новым рынкам.

Итак, перед выставкой руководство компании должно четко распределить роли - обозначить задачи каждого работника, присутствующего на стенде. Чаще всего это выполняется в форме должностной инструкции. Персонал должен обладать следующими качествами:

1. Иметь навыки эффективного общения с людьми;
2. Знать, что продает его компания и как она это делает;
3. Иметь достаточную выносливость и, естественно, привлекательную внешность.

Обязательно следует наметить "запасной состав" стендистов, которых следует проинструктировать и обозначить принципы работы также, как и основным участникам. Также многими выставочными экспертами рекомендуется нанять временный персонал - фронтеров или промоутеров. Вы наверняка видели их работу. Как правило, это эффектные девушки, работа которых преследует лишь одну цель - привлечь внимание к стенду путем общения с посетителями.

Инструктаж обязательно включает в себя такие пункты, как:

цели компании на выставке; распорядок работы; перечень продукции, основные новинки; задачи каждого работника; план стенда; закрепление мест на стенде за каждым стендистом;(если экспонаты достаточно сложные, необходимо, чтобы несколько стендистов хорошо знали данные экспонаты и могли давать профессиональные пояснения для специалистов); основные категории "полезных" посетителей; формы регистрации посетителей; принципы поведения с каждой категорией посетителей.

Стандартное время, которое полностью или большей частью проводится ответственным лицом в выставочных павильонах - с завершения монтажа и выставления экспонатов до начала демонтажа стенда. Обычно этот промежуток занимает от 5 до 7 дней. Все это время заполнено напряженной работой. Именно поэтому все действия персонала экспонента должны быть заранее спланированы и согласованы с каждым сотрудником, с администрацией выставки, а также с фирмами-подрядчиками, выполняющими заказанные работы. Рекомендуется разработать наглядный календарный план-график, определяющий, кто за что отвечает, и сроки начала/окончания самых ответственных работ(строительство стенда, завоз экспозиции, монтаж и раскладка экспонатов, полиграфии, и т.д.)

На период выставки необходимо четко установить распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно. Нельзя допускать вероятности упустить из виду потенциально полезного посетителя из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста.

Некоторые общие советы приведены здесь:

Не позднее чем за 15 минут до открытия павильона для посетителей необходимо собрать всех сотрудников, распределить рабочие места, ознакомить сотрудников с основными событиями дня, выдать необходимое количество презентационных и сувенирных материалов.

В течении дня: координировать действия сотрудников, периодически проверять состояние экспонатов, наличие рекламных материалов, расстановку стендистов. Осуществлять регулирование периодического отдыха стендистов и контролировать их взаимозамещение, а также обслуживание посетителей, организовывать контакты важных клиентов, официальных гостей и почетных лиц с коммерческой службой или руководством фирмы.

По окончанию рабочего дня: обсуждать итоги дня с коллективом, с целью выявления мнений, и улучшения рабочего процесса в следующие дни выставки. Отключать электропитание, опечатывать стенд или сдавать его на охрану.

Предоставьте своим сотрудникам свободное время для изучения стендов конкурентов. Дайте им необходимые инструкции: что в первую очередь узнать, какие получить материалы, как объяснить проявляемый интерес. На выставке очень легко получить особо важные, и порой неоценимые сведения. Отведите место для хранения собранных материалов, а после выставки не забудьте обсудить их со специалистами своего предприятия.

Вообще, во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и уж тем более проявлять усиленный интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную небольшую анкету. После выставки по таким анкетам составляются финальные обзоры, где считается количество заключенных договоров, а если такие цели на выставке не ставились, то учитывается количество посетителей, их категории. Если возможности компании не позволяют выделить под анкетирование персонал, то обычно анкетированием занимаются технические специалисты "в продолжение разговора" с посетителем.

По окончании каждой выставки ответственным за ее проведение(т.н. директором экспозиции) составляется отчет, отражающий все основные моменты работы, а также проблемы, которые следует учесть в будущем. Обобщение результатов служит дальнейшей адаптации к своеобразным условиям выставочной деятельности.

Кононов Никита,
Руководитель проекта ExpoMedia
(www.artsvet.ru/expomedia)