Если Ваша компания впервые участвует в выставке, или Вам просто раньше не приходить заниматься вопросами подготовки, воспользуйтесь нашими советами.

С чего начать, или цель диктует средства

Правильно, как и в любом проекте, начать стоит с определения целей участия в выставке. Среди всего многообразия целей выделим наиболее популярные.

• Презентация компании \ продукции \ услуг целевой аудитории (посетителям выставки, Вашим клиентам и партнерам).
• Проведение переговоров с клиентами \ партнерами и заключение бизнес – соглашений с ними.
• Проведение на выставочной площадке специальных акций с целью создания паблисити (инициирования сообщений о Вашей компании в СМИ, работы «сарафанного радио» - посетители, увидевшие Вашу акцию, расскажут о ней другим людям).
• Просто участвовать. Бывает и такое. Причины различны, но факт остается: Вы должны быть представлены на выставке.

При участии в выставке Вы можете сразу достичь конкретных целей (например, подписать Договоры о намерениях с 15-ю поставщиками) или так называемых PR-целей. PR-целями мы называем те, когда после выставки у посетителей появляется знание о Вашей компании \ продукте \ услуге, а также формируется отношение к ним.

Однако PR-цели через какой-то период времени (начиная от нескольких месяцев и заканчивая несколькими годами) становятся конкретными. Когда через год Вам позвонит клиент, который узнал о Вас на выставке, Вы получите достижение конкретной цели.

Определившись с целями, выработайте концепцию участия в выставке: какими путями Вы будете достигать цели, какие ресурсы (материальные, человеческие) необходимы.

Выставочная площадь, или эффективное сотрудничество с организаторами выставки

Несмотря на старейшую историю выставочно-ярмарочного бизнеса в России, сервис в этой сфере не идеален. Поэтому будьте готовы к тому, что Вам придется контролировать все процессы самостоятельно. Конечно, организаторы будут регулярно высылать Вам напоминания «Оплатите счет», «Предоставьте информацию в каталог», «Заполните бланки на выдачу бэджей». И за это им участники обычно бывают благодарны. Но случаются и неприятные неожиданности, которых при правильном контроле можно избежать. Об этом далее.

С организаторами Вы столкнетесь на следующих этапах подготовки к выставке.

1. Подписание Договора и оплата счета.

Если до выставки осталось несколько месяцев, то Вам предложат внести предоплату. Внесение оставшейся суммы обычно происходит за месяц до выставки.

Подписывая Договор, внесите в него все услуги, оказания которых Вы ожидаете от организаторов:

- Выставочная площадь

- Необходимое освещение на стенде. Советуем за несколько дней до выставки позвонить организаторам и напомнить, что Вам необходимо такое-то освещение. Иначе Вы можете остаться без света, потому что заявки на освещение теряются. Или электрики забывают о Вашем стенде, так как он у них 300-тый по счету, нуждающийся в розетках. Бывает и такое.

- Необходимое оборудование. Здесь Вам предложат выбрать застройщика стандартных стендов. Или, что сегодня становится популярным, порекомендуют компанию, производящую мобильные стенды.

- Аренда и монтажников лифта на время монтажа выставки

2. Размещение информации о компании в каталоге участников выставки.

Организаторы предоставят Вам технические требования к рекламным макетам и расскажут о сроках и процессе передачи макетов в дирекцию выставки.

3. Получение документов, разрешающих монтаж выставки.

Обычно эти документы выдаются за 1-3 недели до начала выставки. Серьезные организаторы приглашают экспонентов на семинар для участников выставки, где, помимо документов, выдают Вам бэджи (заранее Вас попросят прислать список ФИО сотрудников стенда) для монтажников и сотрудников стенда, пригласительные билеты на выставку.

Когда Вы используете мобильные стенды, Вам нужно встретиться с начальником пожарной охраны выставочного комплекса. Контакты дают организаторы.

Пожарные попросят от Вас ряд документов (правила, бывает, меняются, поэтому уточняйте перечень уже у них). Одним из документов, разрешающих ввоз выставочного оборудования на стенд, является Сертификат на мобильные стенды. Сертификат или документ, подтверждающий, что мобильный стенд не нуждается в сертификации, Вам должен выдать поставщик стенда.

Уточняйте параметры ввозимого оборудования у пожарных. Например, ЦДХ усиленно следит за типом ковролина, если Вы покупаете его самостоятельно. Ковролин должен иметь низкую степень возгораемости.

Команда подготовки выставки

Наверняка, Вы уже осознали масштабность процесса подготовки к выставке. Естественно, это не только Ваша задача. Вам придется работать со следующими людьми:

- Ваши коллеги (дизайнеры, менеджеры, работники производства)
- Ваши поставщики (рекламное агентство, производители стендов, полиграфической и сувенирной продукции и другие)
- Организаторы выставки (дирекция и службы выставочного комплекса)

Подготовив концепцию и график подготовки выставки, рекомендуем Вам провести собрание с Вашими коллегами и объяснить им, чего Вы ожидаете от них и в какие сроки.

Бюджет выставки, или «Дайте нам ресурсы, и Ваш кассовый аппарат зазвучит!»

При подготовке концепции напишите бюджет выставки, куда включите расходы на:

- Аренду выставочной площади и дополнительного оборудования
- Дизайн (если у Вас нет своего дизайн-бюро) и производство выставочного стенда
- Монтаж выставочного стенда (если Вы не используете мобильные стенды)
- Доставка оборудования на выставку
- Рекламная и полиграфическая продукция
- Промо-персонал
- Напитки и закуски (особенно актуально на региональных выставках) для партнеров
- Дополнительные расходы

Выставочное оборудование

Помните о требовании пожарных сертифицировать мобильные стенды.
Планируйте монтаж выставки, исходя из сложности Вашей мобильной эскпозиции. Небольшие стенды Вы и Ваши сотрудники сможете собрать самостоятельно, затратив на это от нескольких минут до часа. Нестандартные экспозиции на большой площади Вам помогут собрать монтажники Вашего поставщика. Используйте упаковку для мобильных стендов по максимуму. БОКСтрибуна послужит Вам столом-reception, и в то же время в нее можно сложить Ваши буклеты.

Персонал и работа на стенде

Независимо от того, кто будет работать на стенде: Ваши коллеги или приглашенные специалисты и промоутеры, персонал необходимо тренировать.

Перед выставкой проведите тренинг для сотрудников, объясните им цели участия в выставке, функции каждого сотрудника.

Объясните, как вести тетрадь учета клиентов. Тогда после выставки Вы сможете максимально эффективно и оперативно использовать полученную информацию о потенциальных клиентах и партнерах.

Нелишним будет наладить четкую связь между сотрудниками на стенде и персоналом офиса. Особенно это важно, если Вы планируете прямо на выставке инициировать покупки Вашей продукции\услуг.

И не забудьте обеспечить Ваш персонал мобильной связью. Иногда лучше позвонить, чем ждать до завтра. Конкуренты не дремлют.

И еще, - важно позаботиться о приглашениях. Лучше разослать приглашения Вашим клиентам и партнерам, с которыми Вы хотели бы пообщаться на выставке, за 2-4 недели до самого мероприятия. И за несколько дней напомнить им о выставке. Отлично, если у Вас или Вашего call центра есть возможность лично позвонить каждому приглашенному.

А также эффективность участия в выставке повысит размещение релизов в СМИ: до и после мероприятия.

Удачи!

Наталья Фриш

Источник: Компания MOFF - подготовка и оформление выставок.