Есть компании, которые после участия всего-то в одной выставке целый год потом отрабатывают контакты. Главное – участвовать в выставке правильно.

Где расположить свой стенд?

На самом деле это, казалось бы, несложное мероприятие, требует филигранной точности на всех этапах подготовки и, собственно, работы на выставке. Просто потому что такой подход в значительной степени экономит деньги. Итак, вы решились. Для начала неплохо бы понять, в какой именно выставке вам лучше всего принимать участие, а может быть, и в нескольких. Как правило, сейчас в России практически в любом сегменте рынка существует не одна профессиональная выставка. Есть ряд позиций, которые желательно учесть, чтобы не промахнуться.

Во-первых, площадка. В Москве есть несколько крупных выставочных центров - у каждого из них свои особенности, своя аудитория. Кстати, кгда вы оплачиваете выставочную площадь, внимательно прочитайте договор. Есть ряд позиций, которые уже входят в стоимость. Правда, никаких жестких правил тут нет. Где-то организаторы включают в прайс все стандартное оборудование - перегородки, оформление фриза, ковролин, свет, мебель и т.п. Есть же варианты, когда вы платите только за квадратные метры. А все остальное оплачивается отдельно. Кстати, эта позиция, как показывает практика, может быть предметом торга. Особенно это относится к "не раскрученным" выставкам, которые проводятся в первый или во второй раз.

Во-вторых, престижность выставки. Если мероприятие проходит в первый или во второй раз, то, скорее всего, посетителей на ней окажется меньше, чем на той, которая имеет историю в несколько лет.

В-третьих, промоушн - активность организаторов. Посмотрите внимательно, как рекламируется выставка. Если никто о ней не знает, вряд ли вы увидите толпы желающих ее посетить.

В-четвертых, подход организаторов к проведению мероприятий во время выставки. Посмотрите программу, если планируется проведение тематических семинаров, мастер-классов, "круглых столов" и других акций, то это - хороший способ привлечь дополнительных посетителей, которым интересно будет посетить эти мероприятия.

Действия, которые категорически не рекомендуется совершать на стенде:

• скучать, читать посторонние материалы, играть в игрушки, разгадывать кроссворды. Даже если поблизости нет ни одного посетителя.

• сидеть с отстраненным или даже задумчивым видом в глубине стенда. Жанр мероприятия не предполагает скуки и задумчивости - это не составление квартального отчета. Еще раз - нежелательно сидеть, да, это трудно, но нужно все-таки стоять. Конечно же, ни один нормальный человек не выстоит пять дней подряд, поэтому обеспечьте сотрудникам возможность передохнуть, только это не должно быть на стенде, на глазах у изумленной публики;

• практика показывает, что примерно 8 человек из 10 на вопрос: "Что-то вас интересует? Вам помочь?" спасаются бегством. Трудно сказать, почему, может быть, это свойственно только нашим соотечественникам, но почему-то большинство посетителей не любят, когда к ним пристают стендисты, и предпочитают ретироваться. Как знать, может быть, среди убежавших могут оказаться и ваши клиенты;

• плохо, если в свободном для посетителей пространстве нет ваших рекламных материалов. Еще хуже, если на вашем стенде в свободном доступе имеются чужие рекламные материалы. Конкуренты скажут вам спасибо;

• известно, что хватательный рефлекс у тех, кто пришел на выставку, в значительной степени обостряется. Люди, которые хотя бы полчасика походили по шумной выставке, впадают в состояние транса и берут все подряд, чтобы потом спокойно разобраться. Не исключено, что вместе с рекламным проспектом с вашего стенда прихватят ручки, блокноты, а то и еще что-нибудь посерьезнее. Не оставляйте нужные вам вещи без присмотра на стенде: вы рискуете распрощаться с ними навсегда.

Человеческий фактор

Говорят, что один переезд равен двум пожарам. Тогда что же сказать о выставке, которая станет вашим офисом на несколько дней? Чтобы оптимизировать все телодвижения в процессе организации этого мероприятия, желательно на самом начальном этапе расставить всех по местам. Иначе вы рискуете проиграть эту партию.

Еще до того, как вы начали думать об оформлении стенда, необходимо тщательно спланировать, кто из сотрудников компании за что будет отвечать. Идеально, если вы составите план подготовки мероприятия, где распишете абсолютно все пункты работ, которые необходимо будет проделать, сроки и ответственных. Чем более детальным он будет, тем меньше сил вы потратите в дальнейшем. В этом документе нужно учесть все - от оформления документов на монтаж до организации чая для тех, кто будет работать на стенде. Потом эту бумагу нужно будет размножить и раздать всем сотрудникам, которые в ней упоминаются в качестве ответственных, плюс один экземпляр не забыть оставить себе. Не забудьте назначить сотрудника, который будет держать под контролем все пункты этого документа. Все, кто задействован в подготовке участия компании в выставке, должны понимать, кто и за что отвечает, - это значительно упрощает работу. Важно помнить обо всех нюансах.

Очень важно, чтобы в компании был ответственный за оформление документации на въезд и выезд с территории выставочного центра. Все письма и пропуска на монтаж нужно оформить заранее. Помимо того, что кто-то в компании отвечает за подготовку, нужен также диспетчер-контролер для работы во время выставки. Это может быть один и тот же сотрудник - вам виднее, но обязательно должен быть кто-то, к кому работающие во время выставки сотрудники могут обратиться с любой возникшей проблемой.

В принципе правильно оформленный стенд во многом работает на успех мероприятия.

Лишнего не брать

Важно подумать о тех материалах, которые вам будут нужны для нормальной работы. Казалось бы, очевидно, что нужно позаботиться о визитках, прайс-листах, листовках, буклетах... Но практика показывает, что именно это оставляется на самый последний момент. Конечно же, когда нужно всего лишь на ризографе размножить прайсы, для этого достаточно одного-двух дней. Но если вы планируете напечатать полноцветные листовки, то потребуется некоторое время на пре-пресс и печать. Для справки: стандартный типографский срок исполнения заказа - 10 рабочих дней, считайте, две полноценных недели. И еще - обязательно отдайте все ваши рекламные материалы корректору. Грамматические ошибки в рекламных материалах - это как пятно на дорогом галстуке. Визитки тоже желательно внимательно проверить перед тем, как отдать в типографию. Если должность или фамилия сотрудника написаны неправильно, то можно смело выбрасывать в мусорную корзину весь тираж. Уж лучше вообще без визиток.

Театр уж полон...

Итак, вот он - день открытия. Работа началась. Хорошо, если в компании есть опытные в выставочных делах сотрудники, они знают, как нужно себя вести на стенде, чтобы клиентов у вас в конечном счете не убавилось, а стало значительно больше. Если же вы новички, то желательно учесть несколько моментов и проинструктировать своих сотрудников. Для начала о стенде - здесь всегда должен быть идеальный порядок. Постарайтесь его обеспечить. Еще раз - это ваш дом в праздничный день. К вам пришли гости, и если уж вы заплатили организаторам за возможность стоять на этом стенде во время этой выставки, то идите до конца и встречайте гостей в чистом помещении. Проинструктируйте сотрудников, они должны четко понимать, где что лежит, у кого что спросить, когда начинается и заканчивается выставочный день, в каких мероприятиях участвует ваша компания, как можно срочно позвонить, когда и где можно перекусить. Нужно предупредить их, что если они видят, что рекламные материалы заканчиваются, то не стоит держать это в секрете и ждать того момента, когда они-таки иссякнут. Потому что даже один день без раздаточных материалов - это деньги, потраченные впустую. Даже если ваши девушки на стенде ослепительно улыбаются, в лучшем случае потенциальный клиент запомнит, как называется ваша компания. Кстати, среднее количество экспонентов на хороших выставках - это примерно 250-300 компаний. Кроме того, продумайте заранее ответы на наиболее часто задаваемые вопросы. Ваши сотрудники должны быть готовы к ним и желательно, чтобы всем клиентам они говорили одно и то же.

Ток-шоу

Работа на выставке - занятие очень утомительное. Точнее, если вы устали к концу рабочего дня, значит, вам приходилось много общаться, и выставка, скорее всего, будет успешной. Главное, что требуется от стендистов, - умение общаться.

В зависимости от целей и клиентов может быть несколько вариантов и уровней общения. Во-первых, необходимо решить такую задачу: как можно большему числу посетителей выставки дать информацию о фирме таким образом, чтобы впечатление о вас осталось самое благоприятное. Во-вторых, желательно собрать максимум информации о конкурентах, которые находятся здесь же, на этой выставке. Она пригодится вам в "мирное" время. Бывает, что на выставке вы можете познакомиться с потенциальным крупным партнером или клиентом. Важно, чтобы рядовые сотрудники знали, где можно найти кого-то из топ-менеджеров, чтобы переключить дорогого гостя на него.

Также крайне важно настроить людей на командную работу - они не должны самоутверждаться, им нужно быть готовыми заменять друг друга по возможности - в общем, понимать, что находятся в одном окопе, и действовать согласованно.

Источник: Компания MOFF - подготовка и оформление выставок.