Школа секретаря: как стать профессионалом

Рубрика
Личностное развитие

Вид события
Семинар

Организатор
Бизнес школа "Эксперт"

Регион
Москва

Место проведения
Москва, ул. Сельскохозяйственная, 17/2, "Учебно-тренинговая гостиница", Конференц-зал

Информация о мероприятии

Пятидневный практический курс для секретарей, помощников руководителей, офис-менеджеров и сотрудников административных отделов компании.
 
От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж компании.
Используя в своей работе профессионально-необходимые навыки  и умения, секретарь способствует созданию деловой и комфортной атмосферы в офисе и приемной.
Для решения конкретных задач, стоящих перед каждым работником офиса, мы организовали цикл семинаров, объединив локальные темы в пятидневную программу обучения.
 
Вы можете принять участие во всех семинарах курса или выбрать только интересующие Вас темы.
 
Курс проходит в интенсивной интерактивной форме с разбором примеров из практики, выполнением практических заданий и проведением деловых игр.

Программа мероприятия

27 октября с 10.00 до 18.00
Модуль 1: Делопроизводство в работе секретаря
Нормативно–правовая и методическая база делопроизводства. Классификация документов и  их функции. Система организационно-распорядительной документации. Документ как источник информации. Требования, предъявляемые к информации. Современные требования к составлению и оформлению документов в  соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Формуляры основных документов. Требования к бланкам: виды, назначение. Юридическая сила документа и условия ее обеспечения. Способы легитимизации документов.
Стадии создания документа: проект, подписание, согласование, утверждение, удостоверение печатью.
Оформление управленческих решений руководства: приказы, распоряжения, указания, решения. Документирование работы коллегиальных органов. Оформление информационно-справочных документов: актов, справок и др.
Организация работы с документами.
Документооборот, его количественные и качественные характеристики. Типовые технологии  обработки документов.  Порядок движения  входящих, исходящих и внутренних документов в организации.
Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы. Систематизация документов. Общие принципы  формирования дел. Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, порядок разработки, структура
Контроль  исполнительской дисциплины. Задачи экспертной комиссии.
 
Модуль 2: Деловая корреспонденция
Деловая переписка – необходимый элемент предпринимательской деятельности. Особенности внешних и внутренних коммуникационных процессов. Коммуникационные бартеры и пути их минимизации. Общая характеристика служебной переписки, ее классификация. Индуктивный и дедуктивный метод построения текста. Служебные  письма. Структура текста.  Одноаспектность. Коммерческие письма.
Внутренняя переписка: докладные и объяснительные записки.
Требования к тексту служебных документов. Официально-деловой стиль и его особенности. Использование устойчивых словосочетаний- клише. Типичные ошибки, встречающиеся в  текстах документов. Этикет  деловой переписки.  Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну.
Практикум: работа над ошибками в оформлении документов и составлении текста.
 
 
28 октября с 10.00 до 18.00
Модуль 3: Организация работы офиса (офис-менеджмент)
Офис-менеджер в структуре организации. Квалификационная характеристика офис-менеджера и его должностные обязанности.
Основные направления деятельности (функции) офис-менеджера
Организация рабочего места  с учетом рекомендаций эргономики.   Безопасность работы с техническими средствами.  Нормативы по охране труда. Соблюдение санитарно-эпидемиологических норм и Правил пожарной безопасности в РФ.
Обеспечение жизнедеятельности офиса:
планирование и организация ремонтных работ; закупка средств оргтехники и расходных материалов;  организация питания сотрудников; оснащение рабочих мест руководства и сотрудников в соответствии с санитарными нормами и правилами. Минимизация  затрат на содержание офиса и оптимизация представительских расходов. Изучение конъюнктуры рынка офисного оборудования, средств организационной техники, расходных материалов, канцелярских и хозяйственных товаров; выбор поставщиков. Рациональное использование помещений и автотранспорта. Сбор и обобщение заявок
Организация и хозяйственное обслуживание представительских мероприятий: презентаций, приема деловых партнеров и делегаций. Организация закупки деловых подарков (бизнес-сувениров); продуктов для представительских целей, контроль их качества. Представительские расходы
Обеспечение  профилактического обслуживания офисного оборудования и средств организационной техники. Выбор сервисных компаний. Организация курьерской доставки корреспонденции в структурные подразделения организации и внешним адресатам. Особенности различных способов отправки корреспонденции.
Организация эксплуатации офиса. Примерный перечень  работ по техническому обслуживанию офисных помещений. Организация текущего ремонта офисных помещений. Проведение инвентаризации и учет ее результатов.
Планирование поездок, составление графика использования автомобильного транспорта.
Психология имиджа организации.  Элементы корпоративного стиля.
Организационные вопросы взаимодействия с руководителем. Условия эффективной  совместной работы.
Организация и документирование приема посетителей  по текущим и личным вопросам. Работа с обращениями граждан. 
Руководство административно-хозяйственной службой (отделом). Оптимизация использования технического персонала  административно-хозяйственной службы (отдела). Методы расчета потребности в персонале Контроль своевременного прихода на работу сотрудников организации. Мотивация и стимулирование эффективного труда персонала. Формула исполнения. 
Организация корпоративных мероприятий для сотрудников. Формы коллективного досуга, праздничная атрибутика, правила поведения, дресс-код.
Планирование и контроль выполнения административно-хозяйственной работы
Защита конфиденциальной информацией при проведении совещаний, переговоров и работе с посетителями.
Изготовление, использование и учет печатей и штампов в организации.
Психология коллективных  взаимоотношений. Социально-психологический климат, его параметры и диагностика.  Разрешение организационных конфликтов. Закон эскалации конфликта. Правила бесконфликтного общения. Профилактика конфликта. Действия секретаря в конфликтных ситуациях. Работоспособность и определяющие ее факторы. Психогигиена: нейтрализация негативных состояний.  Комплекс упражнений для снятия напряжения
 
29 октября с 10.00 до 18.00
Модуль 4: Общепринятые нормы культуры в деловом мире. Деловой этикет и служебная культура в работе секретаря
Деловой этикет, его основные принципы. Виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность. Правила приветствия, представления, знакомства. Обращение.  Речевой этикет – основа культуры служебных отношений. Деловая лексика. Этикетные речевые формулы делового общения: приветствие, извинение, поздравление, просьба и т.д. Речевые клише.
Искусство комплимента. Умение говорить и принимать комплименты.
Визитная карточка, ее основные функции.
Эффективное взаимодействие секретаря и руководителя. Деловые и деликатные поручения.
Субординация, взаимоотношения между сотрудниками.
Особенности женских и мужских коллективов. Как поступать в тех случаях, когда общепринятые правила хорошего тона противоречат нормам делового этикета. Формирование делового имиджа
Деловой гардероб мужчины и женщины. Основные стили одежды. Dresscode
Основные ошибки в оформлении внешности. Женская  деловая одежда: фасон, цвет, этические требования.
 
Модуль 5: Корпоративный стиль. Представительская деятельность
Основы корпоративной  культуры. Корпоративные правила, приемы и стандарты. Выбор индивидуального стиля, соответствующего имиджу компании. Имиджевые аспекты и этикетные требования. Деловые и личностные качества сотрудников компании. Современные требования. Этические стандарты оформления рабочего места. Создание и соблюдение традиций, норм и правил поведения в фирме. Особенности общения с иностранными партнерами и клиентами.
Как поступать в тех случаях, когда общепринятые правила хорошего тона противоречат нормам делового этикета. Репутация фирмы. Ритуалы, которые приносят деньги. Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. 
 
30 октября с 10.00 до 18.00
Модуль 6: Деловые коммуникации. Встречи, совещания, коммерческие переговоры.
Искусство ведения беседы. Подготовка к деловой беседе. Речевые стандарты, помогающие провести деловую беседу. Неформальная беседа - обязательная часть всех деловых встреч.
Запретные темы для small talk. Порядок подготовки и проведение коммерческих переговоров, "оперативок" и плановых совещаний. Организационные вопросы подготовки переговоров, выбор и оформление помещения для переговоров. Оформление стола для совещаний, переговоров. Схемы рассадки за столом переговоров.
Подготовка к встрече деловых партнеров.  Бронирование гостиницы, составление культурной программы. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Рассадка в автомобилях. Процедура официального знакомства, представление, вручение цветов. Устройство в гостиницу. Участие секретаря в организации деловых приемов. Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, составление схемы рассадки, оформление кувертных карточек. Классификация приемов. Правила поведения  в ресторане и во время приемов.
 
Модуль 7: Мастерство телефонного общения.
Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора.
Особенности делового телефонного разговора Звучание голоса (интонация, тембр, темп речи, артикуляция). "Техники "позволяющие разговорить собеседника. Культура диалога.
Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса. Подготовка телефонногоразговора, композиция, основные этапы. Метод «телефонной улыбки». Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы. Привычные выражения. Умение слушать - важная часть телефонного общения.
Звонки входящие и исходящие. Сохранение и передача информации. «Фильтрация звонков».
Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону. Недочеты в телефонном общении, которые отрицательно влияют на имидж компании.
 
31 октября  с 10.00 до 18.00
Модуль 8: Прием посетителей.
Приемы эффективной самопрезентации.
Преодоление барьеров непонимания: активное слушание, невербальные средства общения. Ошибки при передаче информации. Мимика, поза, жесты. Правила хорошего тона приема посетителей (партнеров, клиентов). Уважение к клиенту как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании. Встреча посетителя, представление его руководству, другим сотрудникам,
Роль  первой фразы при встрече клиента (посетителя) Типы посетителей. Выявление основных потребностей и намерений посетителя. Регулирование потоков посетителей. Проблемные посетители.
Как встретить VIP – клиента (партнера). Как прощаться с собеседником, чтобы его отношение к вашей компании стало еще лучше. Соблюдение конфиденциальности.
 
Модуль 9: Основные правила гостеприимства.
Основные правила гостеприимства. Важность и особенность культуры обслуживания.
Виды обслуживания гостей за столом: самообслуживание, частичное обслуживание, полное обслуживание. Уместные формы обслуживания в офисе. 
Что необходимо иметь в офисе для профессионального сервиса. Основные ошибки при приобретении инвентаря и посуды. Правила сервировки стола. Скатерти и салфетки, основные требования. Как  красиво сложить салфетки. Правильная расстановка стаканов, бутылок. Основные приемы обслуживания за столом. Чай, кофе, безалкогольные и алкогольные напитки. Гастрономический этикет.

Краткая информация об авторе (докладчике)
РОГОВА Алевтина Владимировна. Консультант Учебно-тренингового центра «Эксперт». Филолог, старший преподаватель кафедры менеджмента Всероссийского государственного института кинематографии (ВГИК). ЧУЖИНОВА Любовь Александровна. Старший преподаватель кафедры менеджмента Всероссийского Государственного института кинематографии (ВГИК), преподаватель Высшей школы секретарей при Дипломатической Академии.

Продолжительность программы
5 дней

Стоимость обучения
Стоимость участия в пятидневном курсе 23400 рублей (в том числе НДС 18%, Лицензия № 250576). Стоимость участия в любом дне семинара составляет 5800 рублей, в двух – 11400 рублей, в трех – 16800 рублей, в четырех - 20300 рублей.

Контакты (контактное лицо, телефон, факс, e-mail)
Тел/Факс: +7 (495) 980-57-26, E-mail: info@moscow-expert.ru