Школа секретаря: как стать профессионалом

Рубрика
Личностное развитие

Вид события
Семинар

Организатор
Бизнес школа "Эксперт"

Регион
Москва

Место проведения
Москва, ул. Сельскохозяйственная, 17/2, "Учебно-тренинговая гостиница", Конференц-зал

Информация о мероприятии

Пятидневный практический курс для секретарей, помощников руководителей, офис-менеджеров и сотрудников административных отделов компании.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж компании.
Используя в своей работе профессионально-необходимые навыки и умения, секретарь способствует созданию деловой и комфортной атмосферы в офисе и приемной.

Для решения конкретных задач, стоящих перед каждым работником офиса, мы организовали цикл семинаров, объединив локальные темы в пятидневную программу обучения.

Вы можете принять участие во всех семинарах курса или выбрать только интересующие Вас темы.

Курс проходит в интенсивной интерактивной форме с разбором примеров из практики, выполнением практических заданий и проведением деловых игр.

Программа мероприятия

Модуль 1: Делопроизводство в работе секретаря
Нормативно–правовая и методическая база делопроизводства. Классификация документов и их функции. Система организационно-распорядительной документации. Документ как источник информации. Требования, предъявляемые к информации. Современные требования к составлению и оформлению документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Формуляры основных документов. Требования к бланкам: виды, назначение. Юридическая сила документа и условия ее обеспечения. Способы легитимизации документов.

Стадии создания документа: проект, подписание, согласование, утверждение, удостоверение печатью.

Оформление управленческих решений руководства: приказы, распоряжения, указания, решения. Документирование работы коллегиальных органов. Оформление информационно-справочных документов: актов, справок и др.

Организация работы с документами.
Документооборот, его количественные и качественные характеристики. Типовые технологии  обработки документов.  Порядок движения  входящих, исходящих и внутренних документов в организации.

Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы.

Систематизация документов. Общие принципы  формирования дел.

Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, порядок разработки, структура.

Контроль исполнительской дисциплины. Задачи экспертной комиссии.

Модуль 2: Деловая корреспонденция
Деловая переписка – необходимый элемент предпринимательской деятельности. Особенности внешних и внутренних коммуникационных процессов. Коммуникационные бартеры и пути их минимизации. Общая характеристика служебной переписки, ее классификация. Индуктивный и дедуктивный метод построения текста. Служебные письма. Структура текста. Одноаспектность. Коммерческие письма.

Внутренняя переписка: докладные и объяснительные записки.

Требования к тексту служебных документов. Официально-деловой стиль и его особенности. Использование устойчивых словосочетаний- клише. Типичные ошибки, встречающиеся в  текстах документов. Этикет  деловой переписки. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну.

Практикум: работа над ошибками в оформлении документов и составлении текста.

Модуль 3: Организация работы офиса (офис-менеджмент)
Офис-менеджер в структуре организации. Квалификационная характеристика офис-менеджера и его должностные обязанности.

Основные направления деятельности (функции) офис-менеджера:
Организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики. Безопасность работы с техническими средствами. Нормативы по охране труда. Соблюдение санитарно-эпидемиологических норм и Правил пожарной безопасности в РФ.

Обеспечение жизнедеятельности офиса:
Планирование и организация ремонтных работ; Закупка средств оргтехники и расходных материалов; Организация питания сотрудников; Оснащение рабочих мест руководства и сотрудников в соответствии с санитарными нормами и правилами. Минимизация затрат на содержание офиса и оптимизация представительских расходов. Изучение конъюнктуры рынка офисного оборудования, средств организационной техники, расходных материалов, канцелярских и хозяйственных товаров; выбор поставщиков. Рациональное использование помещений и автотранспорта. Сбор и обобщение заявок.

Организация и хозяйственное обслуживание представительских мероприятий: презентаций, приема деловых партнеров и делегаций. Организация закупки деловых подарков (бизнес-сувениров); продуктов для представительских целей, контроль их качества. Представительские расходы

Обеспечение профилактического обслуживания офисного оборудования и средств организационной техники. Выбор сервисных компаний. Организация курьерской доставки корреспонденции в структурные подразделения организации и внешним адресатам. Особенности различных способов отправки корреспонденции.

Организация эксплуатации офиса. Примерный перечень работ по техническому обслуживанию офисных помещений. Организация текущего ремонта офисных помещений. Проведение инвентаризации и учет ее результатов.

Планирование поездок, составление графика использования автомобильного транспорта. Психология имиджа организации. Элементы корпоративного стиля. Организационные вопросы взаимодействия с руководителем. Условия эффективной совместной работы.

Организация и документирование приема посетителей по текущим и личным вопросам. Работа с обращениями граждан.

Руководство административно-хозяйственной службой (отделом). Оптимизация использования технического персонала административно-хозяйственной службы (отдела). Методы расчета потребности в персонале Контроль своевременного прихода на работу сотрудников организации. Мотивация и стимулирование эффективного труда персонала. Формула исполнения.

Организация корпоративных мероприятий для сотрудников. Формы коллективного досуга, праздничная атрибутика, правила поведения, дресс-код.

Планирование и контроль выполнения административно-хозяйственной работы.

Защита конфиденциальной информацией при проведении совещаний, переговоров и работе с посетителями.

Изготовление, использование и учет печатей и штампов в организации.

Психология коллективных взаимоотношений. Социально-психологический климат, его параметры и диагностика. Разрешение организационных конфликтов. Закон эскалации конфликта. Правила бесконфликтного общения. Профилактика конфликта. Действия секретаря в конфликтных ситуациях. Работоспособность и определяющие ее факторы. Психогигиена: нейтрализация негативных состояний. Комплекс упражнений для снятия напряжения

Модуль 4: Общепринятые нормы культуры в деловом мире. Деловой этикет и служебная культура в работе секретаря
Деловой этикет, его основные принципы. Виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность. Правила приветствия, представления, знакомства. Обращение. Речевой этикет – основа культуры служебных отношений. Деловая лексика. Этикетные речевые формулы делового общения: приветствие, извинение, поздравление, просьба и т.д. Речевые клише.

Искусство комплимента. Умение говорить и принимать комплименты; Визитная карточка, ее основные функции; Эффективное взаимодействие секретаря и руководителя. Деловые и деликатные поручения; Субординация, взаимоотношения между сотрудниками; Особенности женских и мужских коллективов. Как поступать в тех случаях, когда общепринятые правила хорошего тона противоречат нормам делового этикета. Формирование делового имиджа; Деловой гардероб мужчины и женщины. Основные стили одежды. Dresscode; Основные ошибки в оформлении внешности. Женская деловая одежда: фасон, цвет, этические требования.

Модуль 5: Корпоративный стиль. Представительская деятельность
Основы корпоративной культуры. Корпоративные правила, приемы и стандарты. Выбор индивидуального стиля, соответствующего имиджу компании. Имиджевые аспекты и этикетные требования. Деловые и личностные качества сотрудников компании. Современные требования. Этические стандарты оформления рабочего места. Создание и соблюдение традиций, норм и правил поведения в фирме. Особенности общения с иностранными партнерами и клиентами.

Как поступать в тех случаях, когда общепринятые правила хорошего тона противоречат нормам делового этикета. Репутация фирмы. Ритуалы, которые приносят деньги. Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах.

Модуль 6: Деловые коммуникации. Встречи, совещания, коммерческие переговоры.
Искусство ведения беседы. Подготовка к деловой беседе. Речевые стандарты, помогающие провести деловую беседу. Неформальная беседа - обязательная часть всех деловых встреч.

Запретные темы для small talk. Порядок подготовки и проведение коммерческих переговоров, "оперативок" и плановых совещаний. Организационные вопросы подготовки переговоров, выбор и оформление помещения для переговоров. Оформление стола для совещаний, переговоров. Схемы рассадки за столом переговоров.

Подготовка к встрече деловых партнеров. Бронирование гостиницы, составление культурной программы. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Рассадка в автомобилях. Процедура официального знакомства, представление, вручение цветов. Устройство в гостиницу. Участие секретаря в организации деловых приемов. Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, составление схемы рассадки, оформление кувертных карточек. Классификация приемов. Правила поведения  в ресторане и во время приемов.

Модуль 7: Мастерство телефонного общения.
Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора. Особенности делового телефонного разговора Звучание голоса (интонация, тембр, темп речи, артикуляция). "Техники "позволяющие разговорить собеседника. Культура диалога. Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса. Подготовка телефонногоразговора, композиция, основные этапы. Метод «телефонной улыбки». Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы. Привычные выражения. Умение слушать - важная часть телефонного общения.

Звонки входящие и исходящие. Сохранение и передача информации. «Фильтрация звонков». Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону. Недочеты в телефонном общении, которые отрицательно влияют на имидж компании.

Модуль 8: Прием посетителей.
Приемы эффективной самопрезентации. Преодоление барьеров непонимания: активное слушание, невербальные средства общения. Ошибки при передаче информации. Мимика, поза, жесты. Правила хорошего тона приема посетителей (партнеров, клиентов). Уважение к клиенту как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании. Встреча посетителя, представление его руководству, другим сотрудникам. Роль первой фразы при встрече клиента (посетителя) Типы посетителей. Выявление основных потребностей и намерений посетителя. Регулирование потоков посетителей. Проблемные посетители.

Как встретить VIP – клиента (партнера). Как прощаться с собеседником, чтобы его отношение к вашей компании стало еще лучше. Соблюдение конфиденциальности.

Модуль 9: Основные правила гостеприимства.
Основные правила гостеприимства. Важность и особенность культуры обслуживания. Виды обслуживания гостей за столом: самообслуживание, частичное обслуживание, полное обслуживание. Уместные формы обслуживания в офисе.

Что необходимо иметь в офисе для профессионального сервиса. Основные ошибки при приобретении инвентаря и посуды. Правила сервировки стола. Скатерти и салфетки, основные требования. Как  красиво сложить салфетки. Правильная расстановка стаканов, бутылок. Основные приемы обслуживания за столом. Чай, кофе, безалкогольные и алкогольные напитки. Гастрономический этикет.

Краткая информация об авторе (докладчике)
РОГОВА Алевтина Владимировна, ЧУЖИНОВА Любовь Александровна

Продолжительность программы
5 дней

Стоимость обучения
23400 рублей (в том числе НДС 18%)

Контакты (контактное лицо, телефон, факс, e-mail)
Тел/Факс: +7 (495) 980-57-26, E-mail: info@moscow-expert.ru